Мы предложили HR-менеджеру компании AUXO, Дарье Боженовой, которая никогда не сталкивалась с организацией корпоративного мероприятия и задать любые вопросы о том, как это делаем мы. Лето подходит к концу, а это значит, что пора готовиться к Новому году! Как все сделать правильно и красиво — рассказывает руководитель отдела реализации проектов Big Event Илья Мелеховец:
Насколько заранее нужно начинать готовить мероприятие?
Первое с чего нужно начать — это забронировать площадку, кавер-группу и ведущего, потому что именно эти позиции разлетаются перед новым годом, как горячие пирожки. Лучше это сделать за 3−4 месяца. Далее согласовать за 2−3 месяца позиции, которые требуют изготовления или аренды, например декор и интерактивы.
Идеальный подход — у вас есть HR-стратегия и план мероприятий на год, за 6 месяцев вы забронировали площадку, за 3 месяца обратились в ивент-агентство. Хорошо бы — за 2 месяца. Реальность — за 1 месяц. И это малооооо! — не успеем кастомизировать программу под вас, срочный и поэтому дорогой продакшн всего (полиграфия, мерч, подарки).
На какое количество человек можно организовать мероприятие?
В Воронеже очень много различных заведений, мест и площадок. Но нужно понимать, что площадок на 250+ человек, гораздо меньше, чем на 100 или 50. А вот площадки 400+, уже проблема. Их надо бронировать уже летом. А программу можно сделать на любое количество человек. В этом мы профессионалы.
Какие услуги кроме программы вы оказываете? Мы можем сделать что-то сами?
Ивент-агентство готово делать всё под ключ — и питание, и декор, и трансфер. Так правильно, так нужно. Когда мы контролируем весь процесс, то каждая деталь работает на общую атмосферу мероприятия. Тогда у вас на испанской вечеринке будет паэлья, а не узбекский плов. А в автобусе вас встретят мариачи, а не просто водитель-Михалыч-поднимаемся-не-задерживаем. И всё подадут вовремя и ничего не забудут. Если вы хотите сэкономить, готовы заказывать и контролировать дополнительные опции самостоятельно, то не забудьте всё наполнить тематическими фишками, теперь вы тоже ивент-менеджер.
Сколько стоит мероприятие и есть ли скидки?
Любимый вопрос, на который неизменно отвечаем — «а сколько стоит автомобиль?». Какая машина, для кого, куда повезем — сначала нужно ответить на эти вопросы. Так же с корпоративом: сколько людей, какой формат, какая задача? Ладно, у нас есть ответ. Стоимость зависит от формата: зимой — это банкетное мероприятие. В банкетном самая большая доля в цене — это угощения и площадка. Стоимость перед Новым годом начинается от 3000−4000 руб/чел. Плюс программа от 1000 до 3000 руб/чел.
Какие есть способы оплаты?
Нал, безнал, бартер, НДС, золотые слитки:) Конечно, работаем официально. Схема оплаты — предоплата. Есть форматы, когда сотрудники покупают билеты на корпоратив — помогаем организовать билетный сервис.
Что включает сама программа?
Самый-самый важный вопрос. Потому что программа включает то, что поможет вам выполнить HR-задачи. Обожаем, когда наши клиенты начинают не со сценария, а с проблемы. Это обычно глагол — сплотить, познакомить, взбодрить, восхитить, удивить, расслабить и подружить… И уже после того как мы определили задачу, мы предложим вам наиболее подходящую программу.
Возможен ли трансфер топ-менеджмента?
Последнее время в тренде у современных компаний — быть вместе с коллективом и никак не отделяться от всех, руководство больше не не хочет быть VIP. Если же у топ-менеджмента все-таки такое желание есть, то чаще всего им организуется отдельное мероприятие.
Со своей стороны, мы можем предложить автобусы более высокого класса и координатора, который будет сопровождать VIP-гостей на протяжении всего мероприятия. Но такая практика скорее исключение, чем правило.
Мы хотим подарить подарки сотрудникам, но бюджет не позволяет сделать это как-то масштабно. Какие можете предложить варианты?
Когда нет бюджета на подарки (а они должны быть!), выручают всякие корпоративные милости в виде сертификатов:
У нас много сотрудников, которые работают удаленно, хотим пригласить всех необычным способом
Кроме бумажных или электронных пригласительных, есть другие способы позвать коллег на праздник:
Ну и главное — за праздничной атрибутикой не потерять идею самого праздника, который у нас любят и ждут больше всего. Ведь Новый год — это не только оливье и шампанское, но и вера в чудеса, надежда и настрой на новые свершения. Помогите своим сотрудникам прожить это через яркое вдохновляющее событие. А мы поможем вам в организации, чтобы всё прошло легко, красиво и с удовольствием — когда в финале танцуют в красивом платье, делятся впечатлениями и верят в завтрашний день, а не остаются без сил и эмоций.
Насколько заранее нужно начинать готовить мероприятие?
Первое с чего нужно начать — это забронировать площадку, кавер-группу и ведущего, потому что именно эти позиции разлетаются перед новым годом, как горячие пирожки. Лучше это сделать за 3−4 месяца. Далее согласовать за 2−3 месяца позиции, которые требуют изготовления или аренды, например декор и интерактивы.
Идеальный подход — у вас есть HR-стратегия и план мероприятий на год, за 6 месяцев вы забронировали площадку, за 3 месяца обратились в ивент-агентство. Хорошо бы — за 2 месяца. Реальность — за 1 месяц. И это малооооо! — не успеем кастомизировать программу под вас, срочный и поэтому дорогой продакшн всего (полиграфия, мерч, подарки).
На какое количество человек можно организовать мероприятие?
В Воронеже очень много различных заведений, мест и площадок. Но нужно понимать, что площадок на 250+ человек, гораздо меньше, чем на 100 или 50. А вот площадки 400+, уже проблема. Их надо бронировать уже летом. А программу можно сделать на любое количество человек. В этом мы профессионалы.
Какие услуги кроме программы вы оказываете? Мы можем сделать что-то сами?
Ивент-агентство готово делать всё под ключ — и питание, и декор, и трансфер. Так правильно, так нужно. Когда мы контролируем весь процесс, то каждая деталь работает на общую атмосферу мероприятия. Тогда у вас на испанской вечеринке будет паэлья, а не узбекский плов. А в автобусе вас встретят мариачи, а не просто водитель-Михалыч-поднимаемся-не-задерживаем. И всё подадут вовремя и ничего не забудут. Если вы хотите сэкономить, готовы заказывать и контролировать дополнительные опции самостоятельно, то не забудьте всё наполнить тематическими фишками, теперь вы тоже ивент-менеджер.
Сколько стоит мероприятие и есть ли скидки?
Любимый вопрос, на который неизменно отвечаем — «а сколько стоит автомобиль?». Какая машина, для кого, куда повезем — сначала нужно ответить на эти вопросы. Так же с корпоративом: сколько людей, какой формат, какая задача? Ладно, у нас есть ответ. Стоимость зависит от формата: зимой — это банкетное мероприятие. В банкетном самая большая доля в цене — это угощения и площадка. Стоимость перед Новым годом начинается от 3000−4000 руб/чел. Плюс программа от 1000 до 3000 руб/чел.
Какие есть способы оплаты?
Нал, безнал, бартер, НДС, золотые слитки:) Конечно, работаем официально. Схема оплаты — предоплата. Есть форматы, когда сотрудники покупают билеты на корпоратив — помогаем организовать билетный сервис.
Что включает сама программа?
Самый-самый важный вопрос. Потому что программа включает то, что поможет вам выполнить HR-задачи. Обожаем, когда наши клиенты начинают не со сценария, а с проблемы. Это обычно глагол — сплотить, познакомить, взбодрить, восхитить, удивить, расслабить и подружить… И уже после того как мы определили задачу, мы предложим вам наиболее подходящую программу.
Возможен ли трансфер топ-менеджмента?
Последнее время в тренде у современных компаний — быть вместе с коллективом и никак не отделяться от всех, руководство больше не не хочет быть VIP. Если же у топ-менеджмента все-таки такое желание есть, то чаще всего им организуется отдельное мероприятие.
Со своей стороны, мы можем предложить автобусы более высокого класса и координатора, который будет сопровождать VIP-гостей на протяжении всего мероприятия. Но такая практика скорее исключение, чем правило.
Мы хотим подарить подарки сотрудникам, но бюджет не позволяет сделать это как-то масштабно. Какие можете предложить варианты?
Когда нет бюджета на подарки (а они должны быть!), выручают всякие корпоративные милости в виде сертификатов:
- Сертификат на благодарственное письмо от руководства, отправленное вашим родителям.
- Право обедать в любое рабочее время в течение недели.
- Сертификат на день дополнительного отпуска и многое другое.
У нас много сотрудников, которые работают удаленно, хотим пригласить всех необычным способом
Кроме бумажных или электронных пригласительных, есть другие способы позвать коллег на праздник:
- Сделайте сайт для своего события. На нем будет размещена информация о времени и месте проведения мероприятия, дресс-коде и другая полезная информация. Кроме того, можно организовать на нем игру в «Тайного Санту», что решит проблему с подарками и позволит коллегам укрепить отношения в коллективе.
- Снимите видеотизер — например, боссы украшают ёлку, равняют бокалы на столе, выносят стулья… и заставка «Так вот они какие, новогодние эльфы. Встречаемся 26 декабря в 18:00».
- Организуйте квест, не обязательно по улицам, можно в онлайне — переходим по ссылкам, соцсетям, аккаунтам, и в финале получаем свой пригласительный.
Ну и главное — за праздничной атрибутикой не потерять идею самого праздника, который у нас любят и ждут больше всего. Ведь Новый год — это не только оливье и шампанское, но и вера в чудеса, надежда и настрой на новые свершения. Помогите своим сотрудникам прожить это через яркое вдохновляющее событие. А мы поможем вам в организации, чтобы всё прошло легко, красиво и с удовольствием — когда в финале танцуют в красивом платье, делятся впечатлениями и верят в завтрашний день, а не остаются без сил и эмоций.