Закажите обратный звонок
Бриф на проведение мероприятия
Введите символы с этой картинки:
Код проверки

Тайм-менеджмент в event: как это работает. Опыт руководителей

Главная > Блоголента > Тайм-менеджмент в event: как это работает. Опыт руководителей
09-09-2016

Съесть лягушку, порезать на бифштексы слона и закусить единорогом — советы по тайм-менеджменту универсальны для всех профессий. Но, кажется, что для ивент-индустрии этого мало. Кажется, что наша многозадачность — это королева всех многозадачностей: ведь нам нужно и креативить, и решать стратегические задачи, и крутить джокеры одновременно. А вдруг есть особый тайм-менеджмент для ивенторов? Мы поговорили с руководителями event-агентств из других городов и узнали, как они организовывают работу в своей компании и есть ли у них лайфхаки по управлению временем.


«Мы стараемся заниматься креативом в самом начале подготовки к мероприятию»

Людмила Зубова, гендиректор ООО "Событийное продвижение" (представительство Nordic Business Forum в России), г. Санкт-Петербург:

— Сейчас я работаю не в event-агентстве, но также в сфере мероприятий (специфика — деловые мероприятия). Работа всегда проектная, и ближе к мероприятию задач по организации и продажам становится очень много. Поэтому мы стараемся заниматься креативом в самом начале подготовки к мероприятию, чтобы потом работать над реализацией. Из инструментов - работает лучше всего простой план (на неделю, месяц или другой период) в виде Google-таблиц (под проекты) + Google Calendar в телефоне с оповещениями и напоминаниями (по организации личного времени и встреч). Самый, на мой взгляд, эффективный инструмент - это осмысленное планирование. То есть планировать только важные вещи и заранее + держать в фокусе общую цель (проекта, деятельности в целом), чтобы не распыляться на лишние предложения.


«Любите то, что вы делаете чуть меньше, чем свою маму!»

Константин Павлушин, руководитель event-агентства PaPriCo.ru, г. Рязань:

— Организация подготовительных работ по проектам распределяется в зависимости от графика их реализации и сложности. При необходимости даем усиление в виде дополнительного менеджера на проект. Первоочередная задача — оправдать ожидания клиента и своевременное исполнение. Время планирую по важности задач. Для облегчения работы пользуюсь программой «Битрикс24». Совет менеджерам — много читать, серферить в инете, расширять свой кругозор, собирать хотя бы по 5 "фишек" в месяц, научится эффективно выполнять задачи и тратить время, улыбаться и вносить во все проекты уникальные решения. Любите то, что вы делаете чуть меньше, чем свою маму!


«Event — такой же бизнес, как и все остальные, не надо ничего выдумывать!»

Илья Авдюнин, руководитель event-агентства abd: Entertainment, г. Москва:

— Дело в том, что по таким базовым вещам, как тайм-менеджмент, event не отличается от других видов бизнеса. Огромное количество неучей бегут в нашу индустрию и думают, что это тихая гавань для тех, кто не хочет нормально работать. Успехов достигают только те, кто работает по таким же правилам, как и другой бизнес. Тут один мой хороший знакомый вдруг сделал открытие, что приходить надо в 10.00 и уходить в 19.00 — это и есть то, что надо! Event — такой же бизнес, как и все остальные! Не надо ничего выдумывать! Мы добились успеха только тогда, когда пришли к обычному распределению. Это в истории называлось «мануфактура», а все эти девочки и мальчики, бегающие, высунув язык — просто от незнания. В индустрию идут люди, которые нигде больше не могут себя применить. Им кажется, что event-индустрия — это как раз то, что надо, когда ты ничего не умеешь и не хочешь учиться что-то делать. И вообще надо брать не людей готовых учиться, а сразу образованных. Когда я это понял, моя жизнь сразу наладилась. Сейчас в моей компании работают выпускники ВШЭ, МГУ и подобных заведений. Понятно, что им, как правило, не надо объяснять, что такое тайм-менеджмент. Те, кто умеют разложить бизнес процессы в режиме обычного тайм-менеджмента, те и побеждают.

 


«Никто не сделает работу так хорошо, как ты сам»

Екатерина Кузнецова, гендиректор и идейный вдохновитель event-студии «Кузница праздников», г. Мурманск:

— Наша команда структурирована: у каждого свои функции и круг обязанностей. Корпоративный отдел ведет работу с крупными и средними организациями, свадебный занимается исключительно свадебными мероприятиями и юбилеями, детский сектор соответственно отвечает за детские праздники: от дней рождений до выпускных. Я осуществляю стратегическое планирование, занимаюсь маркетингом, финансами, управлением, работаю над vip-проектами и преподаю в нашей школе анимации. Несмотря на четкое разделение, все наши сотрудники являются универсальными бойцами ивента, которые в случае форс-мажора могут заменить любого члена команды.

Для эффективной работы нужно для начала найти правильных людей, тех, кто будет разделять твое отношение к работе. Только когда есть единство духа и целей, можно говорить о будущем успехе. Затем нужно правильно распределить должностные обязанности, чтобы каждый делал не только то, что умеет, но и то, что любит, ведь научить человека при желании можно почти всему, а вот заставить полюбить то, что не нравится, практически невозможно.

Из тайм-менеджмента нравится квадрат Эйзенхауэра*. Но так как мы — люди творческие, добавляем туда еще личные особенности и  «нравится — не нравится», после этого распределяем по степени важности от А1 до А4.  Очень удобная штука. Также помогают различные рабочие программы от CRM до простого Excel, который незаменим в базовых действиях.

Важно понимать в какой области ты наиболее эффективен и заниматься именно этим, понимая, что время — ценный ресурс, который нужно правильно оценивать финансово. Лет восемь назад мы занимались огромным международным проектом, в команде было пять директоров различных компаний, каждый из которых обладал колоссальными знаниями и умениями в различных отраслях,  и один секретарь на всех. На одном из собраний мы обсуждали стиль и специфику необходимой для проекта полиграфии, макетирование одной из брошюр стоило на тот момент около 1500 рублей. И вместо того, чтобы отдать эту работу дизайнеру, один из руководителей решил сделать это самостоятельно. Сделал хорошо, но на это у него ушли целые сутки, за которые от потерял 25 000 рублей, поскольку забросил свои прямые обязанности. Для меня это очень поучительная история.

Следующий аспект — делегирование, штука прекрасная, хоть и сложная. Потому что, передавая часть дел другим, нужно строго контролировать их исполнением, а это занимает время. Важно четко формулировать задание, ставить сроки исполнения и внятно объяснять не только зачем это нужно делать, но и какого результата ты ждешь и в какой форме, вот и вся тайна. Из собственного опыта: нужно каждые полгода писать подробные инструкции, вплоть до того, куда надо щелкнуть и какую папочку на компьютере открыть. Зачем это делать? Никто не сделает работу так хорошо, как ты сам. Но к этому можно приблизиться путем четких инструкций и объяснений. А когда это есть, результаты превосходят ожидания.

*квадрат Эйзенхауэра — метод тайм-менеджмента, который помогает расставить приоритеты дел. Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадрата, которые появляются при пересечении осей «Важно/Неважно» и «Срочно/Несрочно». – прим. Event

 


«Для новых сотрудников мы сделали систему дистанционного обучения»

Артем Козлов, руководитель агентства праздников «Мафия СПб», г. Санкт-Петербург:

— Рабочий день я начинаю со своего плана, я смотрю что мы делаем, есть большие мероприятия, которые требуют моего непосредственного участия. Для сотрудников у нас есть еженедельная планерка, где мы обсуждаем обратную связь и мероприятия. В компании есть должностные инструкции, если что-то произошло, мы фиксируем все. К нам тяжело устроиться и для новых сотрудников мы сделали систему дистанционного обучения, которая позволяет обучать людей полуавтоматически или автоматически. Это очень удобно, не нужно ничего объяснять по много раз, один раз записал видео и все. Для облегчения работы использую органайзер Wonderlist. Очень удобно, например, все планерки расписываю там, и автоматически расписание появляется на следующую неделю.



«Планируйте свой день заранее»

Ну, и наш скромный опыт. 

Сергей Слабунов, руководитель компании  Big Event, г. Воронеж:

— В нашей компании подразумевается, что каждый сотрудник организовывает свою работу лично. Еженедельно у нас проходят планерки, где мы разбираем работу сотрудников и прошедшие мероприятия. Также есть образовательный час, где мы узнаем что-то новое. Большие задачи и планы формулируем каждые полгода на стратегической сессии. Для коммуникаций между сотрудниками компании у нас существует система чатов, для облегчения работы мы пользуемся CRM-системой. Как таковым тайм-менеджментом я не пользуюсь, мне помогают Google-таблицы и ежедневник. Что я могу посоветовать event-менеджерам для эффективной работы? Планируйте свой день заранее.


Ритм, в котором живут event-специалисты, нельзя назвать спокойным: они должны много работать и много успевать. А это не одно и то же. Спасибо коллегам за опыт и мнение — нам было полезно; надеемся, что и вам. А теперь за работу!


Другие статьи о жизни Big Event:

ОтменитьДобавить комментарий