Закажите обратный звонок
Бриф на проведение мероприятия
Введите символы с этой картинки:
Код проверки

Праздник на Новый год: чек-лист организатора

Главная > Блоголента > Праздник на Новый год: чек-лист организатора
26-10-2015

Зимние. Бесплатные. Наши. Это советы для сотрудников, ответственных за новогодний вечер.

Ежегодно мы разбираем, как прошли ёлки, и составляем список ошибок и слабых мест. И перед вами избранное – несколько очевидных и много подводных камней на пути к лучшей вечеринке. Читайте и не спотыкайтесь!

Площадка

Нет предоплаты – нет брони.

Пока вы не внесли предоплату, ваша бронь не считается подтвержденной, и ее могут снять. Как быть, если у компании осенью еще нет бюджета на предоплату? Заключайте договор на проведение корпоратива с event-агентством, и оно внесет предоплату.

Все врут (с). Особенно про посадку и «всё включено».

Площадки часто преувеличивают количество посадочных мест. Приезжайте и считайте. Частенько в стоимость аренды банкетного зала не включена работа гардеробщиков и охраны. Комплект музыкального оборудования продают без услуг звукорежиссера, а в аренду зала не включен процент за обслуживание.

Всегда читайте и считайте меню.

Ресторану интересно продать как можно больше еды. Поэтому на корпоративе вас могут «перекормить». Обратная ситуация – вы сократили меню и остались голодными. Знайте граммаж для банкета и фуршета. Бывает, что в меню встречаются неуместные блюда. Например, печеночный торт (да, это случай из жизни). Сладкий торт тоже неоднозначный гость на корпоративе.

 

Ведущий

Нет предоплаты – нет брони.

Идентичная ситуация, как и с площадками. Но у агентств свои привилегии.

Видео, личные встречи – не показательны.

Репортажи с мероприятий, личное знакомство, рекомендации коллег, допрос с пристрастием – увы, все это не поможет вам понять уровень ведущего. В идеале, нужно посмотреть на него «в поле».

Портфолио, список мероприятий – помогут. Возможно…

А вот на что важно обратить внимание – это форматы, в которых работал ведущий. «Чистокровные» свадебные ведущие привезут на корпоратив свадебные конкурсы. Вы точно их хотите?

 

Рассадка

Фуршету тоже нужны посадочные места.

Да, на фуршете гости едят стоя. Но рано или поздно они захотят сесть. И если вы не предусмотрите диваны, то ими станут лестницы и любые ступеньки.

Рассадка на банкет – всегда пробка.

Самая понятная схема и шустрые хостес не смогут быстро проводить к столам большой коллектив. Высылайте схему рассадки заранее. Делите зал на понятные секторы, к примеру, по цвету.

VIP-стол – тест-драйв на месте.

Стол для топ-менеджмента должен быть рядом со сценой, но вдали от трафика и любопытных глаз. Идеальное место можно найти только при личном визите на площадку.

 

Дата

«Золотая пятница». Поставьте напоминание на август-2016.

Последние пятница и суббота декабря называются золотыми. Их бронируют задолго до новогодней лихорадки. Подумайте об этом в августе следующего года :)

Отмечаете в воскресенье? Суббота – рабочая. Понедельник – выходной.

Будьте милосердны: не выгоняйте сотрудников на работу в 9:00 на следующий день после корпоратива. Если есть возможность, отработайте весь день или хотя бы его часть в предшествующую субботу.

 

Решить нельзя расслабиться (почти не решаемые вопросы)

Дед Мороз и Снегурочка – без них плохо, с ними тоже.

Без этой парочки как-то не складывается новогодний паззл. Но найти хороших артистов большая проблема. Чтобы не рисковать, мы стараемся заменить выход Деда Мороза и Снегурочки интерактивом с залом или шоу-номерами. В прошлом году мы делали баттл Дедов Морозов, шоу «Елочка, жги!». В этом году подготовили танцевальное шоу и интерактив с гостями «Сне-гу-роч-ка!».

Шоу-номера: приглашенные артисты приедут по своему таймингу.

Знайте: артисты выходят на сцену не по указанному времени в сценарии, а когда приехали с предыдущего корпоратива. Потому что новогодний чёс. 

Место для курения.

С этим всё сложно. У каждой площадки свои правила. Но курить будут в любом случае. Продумайте, где это случится, и сообщите коллегам – в приглашении, в навигации на площадке.

 

Программа

Затянутое награждение.

30 человек счастливы, остальные 200 скучают. Объединяйте «заслуженных» в блоки, награждайте кучками. У нас, например, есть свои секретные решения, как отметить поименно всех-всех и не потратить ни секундочки общего времени.

Пишите речь.

90% руководителей выходят на сцену произносить поздравительную речь неподготовленными. А хорошо бы сказать особенные слова и озвучить высокие смыслы в этот момент.  

Режиссируйте и модерируйте номера от сотрудников.

Не отпускайте коллег в дикое поле творчества. Да, по опросу HeadHunter лучшим сценарием для корпоратива была признана вечеринка с творческим блоком от сотрудников. А худшим… она же. Подозреваем, что разница между двумя этими мероприятиями была в наличии режиссера, хореографа, сценариста.

Продумайте призы для конкурсной программы.

Хотя бы мандаринки. Конкурсов по традиции будет много. Классно, когда конкурсы посвящены компании, ее внутренним болям и радостям.

 

Спорим, вы про это забыли?

Брендирование площадки.

Почти во всех залах есть экраны, мониторы – сделайте на них заставки. Не забудьте про брендволл, юбку сцены.

Pre-party: тизеры, анонсы, инструкции.

«Грейте» сотрудников до корпоратива, делайте анонсы, вешайте постеры, присылайте инструкции по дресс-коду, рассадке. Нагнетайте новогоднее.

After-party: оценка мероприятия.

Фидбек – важнейшая часть мероприятия! Анкетирование, выборочные интервью – есть разные методы анализа мероприятия.  Эти результаты могут составить KPI специалиста по внутренним коммуникациям или агентства.

 

Главный новогодний лайфхак

Подводных камней много. Меняя площадку, формат, тематику, из года в год вы будете спотыкаться о новые. И что же делать? Работать с правильным event-агентством! Да, сейчас это была реклама :)


Новогодние предложения Big Event

Программы и сценарии

Интерактивы и декор

«Солянка» за 2200 руб.

Площадки

Другие полезные материалы про новогодние корпоративы в Воронеже:

ОтменитьДобавить комментарий