Закажите обратный звонок
Бриф на проведение мероприятия
Введите символы с этой картинки:
Код проверки

Чек-лист по работе с event-агентствами

Главная > Блоголента > Чек-лист по работе с event-агентствами
13-11-2016

Случай из многолетней практики. Как-то раз нам поступил заказ на организацию фестиваля, и мы с радостью начали делать проект. В процессе подготовки нам понадобились размеры задника сцены для баннера. Заказчик все прислал, мы сделали баннер. День Х. Мы натягиваем баннер на задник сцены, и… баннер оказывается наполовину меньше. Времени переделывать уже не было, и маленькая деталь испортила все мероприятие. Клиент остался недоволен. А ведь самое ценное для нас — это успешное мероприятие, на котором были выполнены все цели и задачи. Качественное мероприятие это успех и нашей компании, и клиента. Да, безусловно, мы не идеальны, но мы стремимся к этому и стараемся дать клиенту максимум. Чтобы избежать типичных ошибок при подготовке к мероприятию и улучшить наше с вами сотрудничество, мы подготовили чек-лист по работе с нашей компанией и event-агентствами в целом.

Анжелика Овсянникова, руководитель project-отдела


 

  • Выбираете площадку — пригласите нас. Мы поможем с выбором и подскажем, какая площадка лучше подойдет для того или иного мероприятия. Новогодний праздник для крупной федеральной компании. Заказчик забронировал клуб для мероприятия, а мы его отговаривали, так как площадка не подходила под формат новогоднего корпоратива. Проблема была в расстановке столов: все столы стояли по периметру зала буквой П. На втором этаже столы стояли так же, как и на первом. Середина зала — танцпол, который был пуст. Перед танцполом была сцена, где проходило шоу и находился ведущий. Взаимодействие с гостями было нарушено, так как ведущий не видел гостей, а гости не видели ни шоу, ни ведущего.

  • Не убирайте из сметы позиции, которые вам кажутся неважными. Мы часто сталкиваемся с урезанием заказчиками технических нюансов в смете. Если мы их прописали, это не значит, что мы хотим взять больше денег. Это значит, что мы хотим провести качественное мероприятие. Доверяйте профессионалам. Однажды наша компания проводила корпоратив для розничной сети супермаркетов. Мы снимали видеотизер к мероприятию, придумали конкурсы, которые показывались на экране. Перед мероприятием заказчик сказал: «У нас есть свой проектор, поэтому ваш из сметы мы убираем». Оказалось, что это маленький экран, на котором не было видно конкурсов. А заказчик заплатил за них 30000 рублей.

  • Подумайте заранее над сувенирной продукцией. Если мы закажем все в последний момент, то цена вас может неприятно удивить. И качество тоже. Компания N заказала брендированные батареи PowerBank в размере 70 штук. Но так как клиент поздно обратился, батареи пришлось заказывать из Екатеринбурга срочной доставкой, которая стоила порядка 10 000 рублей.

  • Если вы собираетесь задействовать на мероприятии других подрядчиков, то познакомьте и подружите нас. Торжественное мероприятие для крупной федеральной компании. Было решено пригласить артистов из Москвы. Тем временем, клиент решил пригласить своего артиста, о котором мы узнали перед мероприятием. Мы не смогли вставить его в наш тайминг, поэтому артист выступал в конце, когда гости уже были уставшими и не слушали его. 

  • Пожалуйста, соблюдайте дедлайны по отношению к нашим просьбам. Если мы просим согласовать макет или сценарий во вторник — сделайте это. Не соблюдая сроки, вы заставляете нас нервничать и переживать. Мы хотим на мероприятии стоять и улыбаться, а не думать о том, забыли ли мы о чем-нибудь или нет. Как-то раз мы выступали подрядчиком крупного федерального мероприятия, которое проходило в нескольких городах с финалом в Москве. Макеты для баннеров согласовали только в день перед мероприятием, и пришлось их печатать в ночь. Баннеры мы получили. Все бы ничего, но вся соль в том, что они должны были быть в темных тонах, но склеились и получились светлее. Темная краска должна сохнуть не менее 10 часов. И на выходе нас оштрафовали за ненадлежащий вид.

  • Пишите технические задания. Пишите фотографу, какими должны быть фотографии. Напишите ведущему, чтобы он пришел на мероприятие в деловом костюме, и вы не увидите его в цветных носках. Предупредите видеооператора о том, что на мероприятии будет сниматься видео с вертолетом, иначе он не принесет необходимую технику, тем самым подставит вас. Корпоратив для крупной федеральной компании: радость и улыбки сотрудников, командообразующие развлечения, и, конечно же, километры еды и реки алкоголя. Но был один нюанс: в ТЗ было указано сделать фотографии топ-менеджеров компании без алкоголя (заказчица приехала проследить за выполнением задачи). Если бы клиент не упомянул эту задачу в техническом задании, то о таких фотографиях можно было забыть.



Мария Соболева, руководитель отдела по работе с клиентами



  • Сформируйте цели и задачи мероприятия в техническом задании. При подготовке презентаций автомобилей Lada Vesta и Lada X-Ray мы получили максимально подробные технические задания, где были прописаны цели и задачи мероприятия и поминутный тайминг. Клиент даже расписал технологическую карту еды.

  • Если вы берете некоторые этапы проекта на себя, следите за качественным исполнением. На крупном фестивале заказчик взял на себя заказ полиграфии. На выходе они получили баннер бОльшего размера, чем это было заявлено. А когда мы начали монтировать, мы поняли, что баннер больше, чем положено. Переделывать уже было некогда.

  • Принимайте ненавязчивое участие в проекте. Были ситуации, когда клиент пытался быть на двести процентов в подготовке к мероприятию, что очень мешает. Мы работали с заказчицей, которая контролировала все этапы проекта, советовала, как будет лучше, и вносила свои коррективы, будучи маркетологом, а не организатором мероприятий. Она могла прислать сорок писем за один день и требовала ответы на них, тем самым отвлекая менеджера и мешая ему готовиться. Из-за этого менеджер забывал о некоторых деталях проекта. На самом же мероприятии присутствовала руководитель project-отдела, которая отвечала на вопросы заказчицы, чтобы та не мешала менеджеру координировать мероприятие.

  • Старайтесь начинать подготовку к проекту (даже самому маленькому) хотя бы за 3 месяца. Да, случаются разные форс-мажоры, но недостаток времени может сыграть злые шутки с мероприятием. Например, заказчик, работая в спешке, может написать неправильно ТЗ, забыв упомянуть важные детали; бывало, что артисты не могли приехать на мероприятие, так как клиент поздно обратился.

Екатерина Гончарова, дизайнер

 

  • Грамотно составляйте технические задания. Или получайте неожиданный результат на выходе. Компания А высказала свои желания по поводу баннера: «Сделайте что-нибудь красивое». Что-нибудь красивое было сделано, но в итоге выяснилось, что наши представления с клиентом о красоте разнятся. Пришлось переделывать.

  • Будьте готовы предоставить верную символику компании: логотип, фирменный стиль, стилевое решение и фотографии. Как-то раз мы организовывали мероприятие для автомобильного бренда в Воронеже, маркетолог которой предоставляла неверные данные. Когда маркетолог автомобильного бренда на федеральном уровне увидела правки регионального менеджера, было внесено около ста правок.

Дмитрий Олейниченко, квест-менеджер

  • Не недооценивайте работу квест-менеджера. Квест — это интеллектуальный труд, который, к сожалению, сложно оценить. Он такой же инструмент, как и другие мероприятия, который преследует определенные цели и задачи. Клиенты, к сожалению, при слове «квест» представляют только компьютерные игры. Из-за этого часто приходится «прятать» работу над квестом в другие позиции сметы.

  • Не навязывайте свою механику в проведении квеста. У нас большой опыт в разработке квестов и, поверьте, мы знаем, как сделать качественный продукт. При организации квеста для автобренда клиент настаивал на линейной выдаче заданий (этапы проходятся в одном и том же порядке). Мы же убеждали заказчика, что штурмовая выдача заданий (когда каждая команда получает все задания и сама выбирает в каком порядке проходить этапы) во избежание пробок. Заказчика переубедить не удалось, и в итоге приехало чуть больше участников и на каждом этапе образовывались пробки.


Алексей Сорокин, видеограф

 

  • Предоставляйте четкое техническое задание. Бывает, что заказчик просто говорит: «Сделайте хорошо». Есть такая поговорка: «Нет ТЗ, результат – хз». Была заказчица из автомобильного салона, которая написала ТЗ на видео для детского утренника со словами «сделайте как в сказке».

  • В проекте необходимо назначать ответственного за проект внутри компании, который согласовывал бы конечный результат с высшей инстанцией. Это решит потери времени и лишних правок. Однажды мы получили запрос на съемку видеоролика для крупной федеральной компании. Как ни странно, но нам предоставили хорошо написанное техническое задание, и я все сделал по нему. Заказчика видео устроило. Но на следующий день клиент передумал и внес правки, так как генеральный директор хотел увидеть другой результат.

А вот и ключевое мнение идейного вдохновителя нашей компании.


Сергей Слабунов, руководитель компании EVENT


 

  • Работа над проектом — это всегда двухстороннее сотрудничество. Полностью отдавать проект нам — неправильно. Так же неправильно, как и полностью контролировать его. При подготовке над мероприятием мы должны знать цели и задачи мероприятия. Чем больше информации нам говорит заказчик, тем лучше мы выполним проект. Утаивать от нас информацию — совсем неправильно. Все остальное вторично. Главное, клиент должен понимать, что ключевое понятие в нашем сотрудничестве — совместный проект.

Vitali 15 ноя 2016 в 16:24 # Ответить
В принципе можно взять на вооружение)

ОтменитьДобавить комментарий